Rabuñal-Álvarez MT1, Calvin-Lamas M1, Feal-Cortizas B1, Martínez-López LM2, Pedreira-Vázquez I1, Martín-Herranz MI3
1 Farmacéutica Especialista en Farmacia Hospitalaria
2 FIR IV en Farmacia Hospitalaria
3 Farmacéutica Especialista en Farmacia Hospitalaria. Jefe de Servicio.
Servicio de Farmacia. Complexo Hospitalario Universitario A Coruña (España)
Resumen
Objetivo: Describir las acciones de mejora establecidas en los procesos de almacenamiento y dispensación de medicamentos relacionados con los sistemas semiautomáticos de carrusel vertical (SSADV) y horizontal (SSADH).
Material y métodos: Estudio observacional transversal en el año 2012. Desarrollo de acciones de mejora: 1) Análisis de los errores de medicamentos en el inventario de los SSADV utilizados para el llenado de carros de dosis unitarias, 2) Análisis de los errores de medicamentos en el inventario de un SSADH de almacenamiento y 3) Análisis de las discrepancias de ubicación de medicamentos en un SSADH.
Resultados: 1) Análisis de los errores de medicamentos en el inventario de los SSADV utilizados para el llenado de carros de dosis unitarias: tasa de error 27,57% (163/613 errores cuantitativos y 6/613 errores cualitativos), 2) Análisis de los errores de medicamentos en el inventario de un SSADH de almacenamiento: tasa de error 15,94% (71/458 errores cuantitativos y 1/458 errores cualitativos), y 3) Análisis de las discrepancias de ubicación de medicamentos en un SSADH: 71 errores de ubicación/1204 ubicaciones revisadas.
Conclusiones: El establecimiento de acciones de mejora ha permitido la monitorización de los procesos de almacenamiento y dispensación en los que están implicados los sistemas semiautomáticos.
Palabras clave: Almacenamiento de medicamentos, mejora de la calidad, Farmacia Hospitalaria.
Improvement actions in the storage and dispensing processes in a Hospital Pharmacy
Summary
Objective: To describe improvement actions established in the storage and dispensing processes related to semiautomatic vertical (SAVCS) and horizontal (SAHCS) carousel systems.
Material and methods: Transversal observational study in 2012. Development of improvement actions: 1) Analysis of drug errors in the inventory of SAVCS used for filling unidoses trolleys, 2) Analysis of drug errors in the inventory of the SAHCS and 3) Analysis of discrepancies in the location of drugs in the SAHCS.
Results: 1) Analysis of drug errors in the inventory of SAVCS used for filling unidoses trolleys: error rate 27.57% (163/613 cuantitative errors and 6/613 cualitative errors), 2) Analysis of drug errors in the inventory of the SAHCS: error rate 15.94% (71/458 cuantitative errors and 1/458 cualitative errors), and 3) Analysis of discrepancies in the location of drugs in the SAHCS: 71 location errors/1204 ubications revised.
Conclusions: Establishing of improvement actions has allowed to monitoring the storage and dispensing processes that involve semiautomatic systems.
Key Words: Drug storage, quality improvement, Hospital Pharmacy Service.
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Dentro del Número: VOL. 25 – Nº1 – 2015
Descargar PDF: Acciones de mejora en los procesos de almacenamiento y dispensación de medicamentos en un Servicio de Farmacia Hospitalaria
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Introducción
El Servicio de Farmacia es un servicio central integrado en la estructura hospitalaria y en el Área Sanitaria, cuya misión es garantizar la calidad, el soporte y el beneficio máximo del proceso farmacoterapéutico de los pacientes atendidos1.
En los últimos años, ha destacado la evolución de los Servicios de Farmacia Hospitalaria hacia un papel proactivo de apoyo en la estrategia diagnóstica y terapéutica de los pacientes, que ha sido posible por su integración en el equipo asistencial, con mayor implicación en las actividades clínicas, colaborando y dando soporte al proceso de toma de decisiones farmacoterapéutico2.
Si bien este cambio ha marcado la reingeniería de la estructura, organización y funciones de los Servicios de Farmacia Hospitalaria, no debemos olvidar que, de acuerdo con la legislación vigente3 en los Servicios de Farmacia se desarrolla una intensa actividad logística para asegurar la cobertura terapéutica de los pacientes bajo su responsabilidad. Este hecho ha conllevado la necesidad de modernizar los recursos tecnológicos y el rediseño de los procesos logísticos bajo la perspectiva de la eficiencia y la seguridad.
Diversos autores han puesto de manifiesto estos cambios en el diseño de los procesos de almacenamiento y dispensación de los medicamentos, mejorando la eficiencia en la dotación de recursos humanos, reducción de tiempos y mejora en el tiempo de acceso al medicamento y por último, disminución en el número de errores.
Los sistemas de almacenamiento rotativo han sido una de las innovaciones tecnológicas implantadas en los Servicios de Farmacia. Estos sistemas están compuestos por unas cestas o bandejas donde se ubican los medicamentos y se distingue entre sistemas semiautomáticos de dispensación horizontal (SSADH) y sistemas semiautomáticos de dispensación vertical (SSADV), en función de su dirección de giro. Ambos sistemas de almacenamiento asignan las ubicaciones de cada medicamento de manera aleatoria una vez fijada el tipo de ubicación necesaria para su almacenamiento. Además disponen de un software integrado con las aplicaciones informáticas del Servicio del Farmacia.
Por otra parte, estos sistemas contribuyen a la seguridad en el almacenamiento y dispensación de medicamentos, ya que sustituyen tareas manuales y mejoran la trazabilidad en estos procesos, desde la recepción del medicamento del laboratorio proveedor hasta su dispensación al paciente. Sin embargo, los fallos en los sistemas semiautomatizados se han identificado como causa de error, por lo que las mejoras aportadas por las nuevas tecnologías en la Farmacia de Hospital suponen una aportación trascendental4,5 para detectar y minimizar dichos errores.
La promoción de una política de evaluación y mejora de la calidad asistencial constituye en la actualidad uno de los pilares básicos de cualquier diseño de gestión profesional de una empresa de servicios, y por tanto es un referente obligado en la política de actuación de un hospital6.
El objetivo de este trabajo es el establecimiento de acciones de mejora en los procesos de almacenamiento y dispensación de medicamentos relacionados con los sistemas semiautomáticos de carrusel vertical y horizontal que permitan la monitorización de dichos procesos.
Material y métodos
Para el establecimiento de acciones de mejora para la identificación y cuantificación de los errores más frecuentes que afectan a la fiabilidad de estos sistemas semiautomáticos de dispensación, el Comité de Calidad del Servicio de Farmacia analizó los procesos de almacenamiento y dispensación e identificó los puntos críticos encontrados en el seguimiento de los indicadores. Las responsables del Área de Calidad del Servicio de Farmacia diseñaron para cada acción de mejora una hoja de recogida de datos. Se determinó el tamaño muestral que permitiría la estimación de resultados estadísticamente significativos.
Se establecieron 3 acciones de mejora:
– Análisis de los errores de medicamentos en el inventario de los sistemas semiautomáticos de carrusel vertical (SSADV) utilizado para el llenado de carros de dosis unitarias y de carrusel horizontal (SSADH) de almacenamiento. Se realizó un estudio transversal en abril de 2012, mediante observación directa. Se revisó el 100% del contenido de un armario semiautomático de carrusel vertical para el almacenamiento de medicamentos posteriormente dispensados en dosis unitarias (correspondiente al 25% de los SSADV disponibles en el Servicio de Farmacia), lo que permitió la estimación de los resultados con un nivel de confianza del 95% y una precisión del 4%, y el 100% del contenido del armario semiautomático para el almacenamiento de medicamentos termolábiles. Se recogieron los siguientes datos: ubicación, nº cajetines/huecos ocupados, nº cajetines/huecos vacíos, tipo de error y descripción del error.
Se definieron los siguientes tipos de error: 1) Error por omisión: el sistema indica que en esa ubicación hay un medicamento y está vacío. 2) Error en la ubicación: indica que esa ubicación está vacía y hay un medicamento. 3) Error en la cantidad por exceso: indica una cantidad de un medicamento y hay el mismo medicamento pero en una cantidad superior. 4) Error en la cantidad por defecto: indica un medicamento y hay el mismo medicamento pero en una cantidad inferior. 5) Error en el medicamento: indica un medicamento y hay otro diferente. 6) Error en la presentación: indica un medicamento y hay el mismo medicamento pero en otra presentación diferente.
– Análisis de las discrepancias de ubicación de medicamentos en un SSADH. Se cuantificó el error de ubicación: definido como ubicación que el sistema identificaba como vacía y en la que había un medicamento. Se realizó un estudio transversal en los meses de mayo y junio de 2012 mediante la ejecución de la opción de inventario de “huecos vacíos“ en el aplicativo Mercurio® (software propio del SSADH), 2 veces a la semana (lunes y jueves laborables) en el SSADH de Tª ambiente, lo que permitió la estimación con un nivel de confianza del 95% y una precisión del 3%. Se recogió la fecha y el tipo de incidencia cuali y cuantitativa encontrada.
Se llevó a cabo un análisis estadístico descriptivo mediante el programa SPSS. Para la comparación de tasas de error entre SSADV y SSADH se utilizó el test de Chi-cuadrado o el test exacto de Fischer.
En nuestro hospital los sistemas semiautomáticos de dispensación de medicamentos están implantados en 969 camas de hospitalización correspondientes a 30 unidades clínicas y han generado 2.186.657 líneas de dispensación en el período enero a diciembre de 2012. En nuestro caso, los carros de unidosis se preparan al 100% a partir de 4 carruseles verticales. En el caso del SSADH, disponemos de 2 SSADH, uno para medicamentos termolábiles y otro para medicamentos almacenables a temperatura ambiente.
Resultados
Se revisaron 613 ubicaciones del SSADV, de las cuales el 7,83% estaban vacías. El 72,43% de las ubicaciones estaban correctas. La tasa global de error fue de 27,57%. El 26,59% (163/613) correspondió a errores de tipo cuantitativo y el 0,98% (6/613) a errores de tipo cualitativo. Tipos de errores detectados: 1) Error por omisión: 1/613 (0,16%). 2) Error en ubicación: 1/613 (0,22%). 3) Error por exceso: 62/613 (10,11%). 4) Error por defecto: 100/613 (16,31%). 5) Error en medicamento: 4/613 (0,65%). 6) Error en presentación: 1/613 (0,16%). La diferencia en el número de unidades esperadas frente a las encontradas fue menor o igual a 5 unidades, en el 51,6% de los errores por exceso y en el 52,0% de los errores por defecto. La diferencia en unidades fue inferior al 10% en el 69,4% de errores por exceso y 54,0% por defecto.
En el caso del SSADH, se revisaron 458 ubicaciones (100% del SSADH refrigerado), de las cuales el 48,91% estaban vacías. El 84,06% de las ubicaciones estaban correctas. La tasa global de error fue de 15,94%. Tipos de errores detectados: 1) Error por omisión: ninguno. 2) Error en ubicación: 10/458 (2,18%). 3) Error por exceso: 26/458 (5,68%). 4) Error por defecto: 35/458 (7,64%). 5) Error en medicamento: 1/458 (0,22%). 6) Error en presentación: ninguno. Se detectó un medicamento en una ubicación con algunas unidades caducadas (1/458, 0,22%). La diferencia en el número de unidades esperadas/encontradas fue de una unidad en el 22,86% de los errores por exceso y en el 26,92% de los errores por defecto. La diferencia en unidades fue inferior al 10% en el 92,3% de errores por exceso y 88,57% por defecto.
Se detectaron diferencias estadísticamente significativas entre las tasas de error de SSADV y SSADH en el error de ubicación (p<0,001), error por exceso (p=0,009) y error por defecto (p<0,001).
La tabla 1 resume los resultados del análisis de los errores de medicación en el inventario de SSADV utilizado para el llenado de carros de dosis unitarias y SSADH de almacenamiento.
Por último, en el análisis de los errores en la revisión de ubicaciones vacías, en el SSADH se encontraron 71 errores de ubicación (media 3,55 errores/1.204 ubicaciones totales), lo que supone una tasa de error por este concepto del 0,29% en relación al total de ubicaciones posibles en el SSADH de Tª ambiente. La media de unidades encontradas por error en el inventario de cada hueco vacío fue de 512 unidades.
Discusión
La actividad del Servicio de Farmacia depende en gran medida de unos procesos logísticos básicos relacionados con el almacenamiento y dispensación de los medicamentos. Utilizando la metodología de Unidades Relativas de Valor (URV) aplicada a los procesos del Servicio de Farmacia, se obtiene que la actividad con mayor impacto en URV es el área de dispensación. Poveda et al. en una experiencia en un hospital de características asistenciales similares al nuestro, obtiene que el impacto del área de dispensación representa el 76% de toda la producción en un Servicio de Farmacia de Hospital7.
Es en este ámbito donde las nuevas tecnologías están teniendo un mayor impacto, ya que para alcanzar una dispensación de calidad es indispensable garantizar al máximo la fiabilidad y la calidad de los aspectos logísticos8. Y es en este contexto, donde los sistemas de almacenamiento y dispensación semiautomatizados de medicamentos se muestran altamente beneficiosos como herramienta para rentabilizar al máximo los recursos empleados en la gestión del medicamento, liberando recursos humanos para el desarrollo de actividades clínica9,10.
Los sistemas de carrusel vertical han supuesto un claro avance en la logística de los Servicios de Farmacia Hospitalaria, pero parece conveniente mantener un seguimiento de la calidad de los procesos en los que intervienen estos sistemas como garantía de que los procesos en los que se utilizan se realizan con un número de errores en un límite aceptable. En la actualidad estas soluciones automatizadas para el almacenamiento de medicamentos se están implantando en muchos servicios de farmacia de hospital, ya que han demostrado ser herramientas de gestión logística muy valiosas desde la perspectiva de optimización de recursos de personal, simplificación de tareas y ahorro de espacio de almacenamiento11,12. A estas ventajas se añade la posibilidad de integración informática con los aplicativos de gestión del Servicio de Farmacia.
La implantación del SSADV para el llenado de carros de unidosis en sustitución del llenado manual permite ahorrar tiempos de preparación, ahorra espacio de almacenamiento, requiere menos recursos de personal, aportando mayor seguridad al reducir el número de errores de llenado respecto al llenado manual13. En todo caso, se mantiene la oportunidad de error si el medicamento es introducido en el cajetín de otro paciente o bien en el número de unidades del medicamento, por exceso o defecto que son retiradas de la bandeja, ya que aunque el sistema señala el número de unidades que deben retirar, el usuario puede acceder a la totalidad de las existencias. En nuestro estudio la tasa de error encontrada en la revisión del inventario del SSADV fue del 27,57%, con un 26,59% de errores cuantitativos y 0,98% cualitativos. El estudio de Juvany Roig R et al., muestra que un 36% de las ubicaciones en un carrusel vertical presentaban cantidades incorrectas, con un 20% de discrepancia en unidades10.
El porcentaje de error encontrado en el análisis de las discrepancias de ubicación en el SSADH de temperatura ambiente nos indica una falsa rotura de stock de un medicamento, generada si se retiran menos unidades del SSADH de las que el software indica o se almacenan más unidades de las indicadas por el software, cuando en realidad se dispone de existencias.
La revisión del contenido de los carruseles verticales y horizontales a través de estos estudios transversales ha resultado útil para identificar errores. El mayor porcentaje de los errores detectados corresponde a errores de tipo cuantitativo. Los errores por exceso son relevantes para una adecuada gestión del inventario, aunque no afectan a la seguridad del paciente. Los errores por defecto y los errores en el análisis de discrepancias de ubicación afectan a la gestión del inventario e implican retrasos en la dispensación de los medicamentos. Como resultado de las acciones de mejora se estableció a partir de julio de 2012 un nuevo indicador en el SSADV para monitorizar los errores detectados mediante revisiones semanales continuas, con el fin de mejorar la gestión del inventario y conseguir una correcta ubicación cuali y cuantitativa.
Como limitaciones del estudio podemos señalar que el método de medida de los estudios transversales de las acciones de mejora, ha sido por observación directa, y se ha realizado por un observador único, lo que puede introducir sesgos propios del observador y los derivados del método de observación directa.
Conclusiones
El análisis de los fallos y errores en el sistema, y su monitorización continua y seguimiento es esencial para mejorar la seguridad en el proceso de utilización de medicamentos y para establecer acciones de mejora.
Los sistemas semiautomáticos de almacenamiento y dispensación son herramientas útiles para mejorar la seguridad del proceso de dispensación, pero en el funcionamiento de estos sistemas coexisten tareas manuales que están sujetas a error, especialmente las que afectan a la cantidad retirada y a confusiones en la ubicación del medicamento. Por ello, continúa siendo necesario implementar nuevas tecnologías para minimizar la oportunidad de fallos, como es la incorporación de código de barras u otras tecnologías que mejoran la trazabilidad.
El establecimiento de acciones de mejora ha permitido la monitorización de los procesos de almacenamiento y dispensación en los que están implicados los sistemas semiautomáticos de dispensación.
Conflicto de intereses: Los autores declaran no tener conflictos de intereses.
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