García Pellicer J
Servicio de Farmacia. Hospital Universitari i Politécnic la Fe. Valencia (España)
Presidente Comité Ejecutivo 60 Congreso SEFH
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Tradicionalmente se entiende por congreso científico una agrupación de diversas conferencias académicas y reuniones con un fin de discusión, difusión o intercambio de conocimientos, en el cual los asistentes adoptan un rol interactivo participando activamente en ponencias, foros y debates.
Efectivamente el objetivo primario de un congreso científico es la discusión, difusión o intercambio de conocimientos, y por ello se crea un programa científico trabajado y avalado por el Comité Científico del congreso, al que se busca dotar del mayor valor y rigor científico posible.
Pero en el 60 Congreso de la Sociedad Española de Farmacia Hospitalaria (SEFH) pensamos que no necesariamente debe ser éste el único objetivo de nuestro congreso científico. Pensamos que es una ocasión inmejorable para trabajar por la consecución de al menos tres objetivos más como son la sostenibilidad económica de la SEFH, la visibilidad mediática y social del congreso, y por ende de la SEFH y de sus profesionales, los farmacéuticos de hospital, y finalmente conseguir una experiencia global de congresista que justifique sin ningún género de dudas el tiempo y dinero invertidos.
Cuatro objetivos, cuatro líneas estratégicas. Y sinergia, mucha sinergia. Buscar siempre que el desarrollo y el éxito de cada una de las líneas estratégicas mejore o potencie las otras tres.
1.- Sostenibilidad económica de la SEFH
Dado que el congreso científico es el elemento de financiación más importante de la SEFH para el mantenimiento de su estructura y actividades de formación e investigación, la viabilidad económica del mismo, con un objetivo de beneficios no inferior a congresos anteriores, se convierte en la primera de sus líneas estratégicas.
Esta viabilidad económica se puede trabajar desde dos ámbitos diferentes, patrocinios e inscripciones.
El ámbito de los patrocinios requiere de la adaptación del congreso a su entorno, aunque permaneciendo siempre fiel a su esencia. Cuando una empresa colabora con un congreso busca obtener el mayor retorno posible de su inversión, o enfocado de otra forma, busca que dicha inversión tenga la mayor rentabilidad posible entendida como satisfacción de su público objetivo, es decir, los congresistas, siempre dentro de las limitaciones que el actual sistema de transparencia de la industria farmacéutica en nuestro país permite. Por otro lado, si un patrocinador cree que ha malgastado la inversión realizada en el congreso, o el trato recibido no es el que considera adecuado, va a ser difícil que en la siguiente edición vuelva a invertir. Así pues, el 60 Congreso SEFH también tiene responsabilidad sobre el futuro de próximos congresos, y debe cuidar este futuro. Las patrocinadores son colaboradores fundamentales en el 60 Congreso SEFH, y la política siempre es buscar el ganar-ganar, entender sus necesidades y buscar fórmulas de mejorar la “Experiencia de Congreso” global, respetando y cumpliendo siempre con los compromisos adquiridos, aunque en determinados momentos pueda suponer una pérdida de cualquier tipo para el congreso.
El ámbito de las inscripciones busca aumentar el número de congresistas. Es importante tener en cuenta que la actividad asistencial de nuestra profesión continúa a pesar del congreso, por lo que el número máximo de farmacéuticos de hospital asistentes tiene un techo, al menos a nivel nacional. Pero a pesar de ello, un incremento de un 10-20% de inscripciones sería factible y generaría un incremento de ingresos que permitiría asumir medidas encaminadas a hacer más atractivo el congreso, y por tanto facilitar a su vez este incremento de asistencia. Dicho de otra forma, hay que hacer muy atractivo el congreso para los posibles congresistas y patrocinadores, para que acudan en mayor número y poder asumir económicamente las medidas científicas y organizativas que aumenten el atractivo del congreso.
2.- Visibilidad mediática y social del Congreso
Su objetivo final es aumentar la visibilidad mediática y social de la SEFH y de la farmacia hospitalaria, no solo en medios profesionales, sino también, y sobre todo, en medios generalistas. Se trata de hacer visible al farmacéutico de hospital a la sociedad en general.
Un programa de radio nacional, con un profesional de primer nivel, emitido desde el Palacio de Congresos en paralelo a nuestra propia actividad, abre una ventana hacia millones de oyentes. El video “Superhéroes”, de presentación del congreso, junto con su banda sonora, se consolida como un elemento de difusión de la profesión en festivales de cine de todo el mundo. Invertir en un plan estratégico de comunicación en medios digitales y en redes sociales, además de conseguir crear la necesaria expectación ante el congreso que favorezca otras líneas estratégicas, permitirá afrontar con garantías el objetivo de visibilidad y difusión del congreso durante la celebración del mismo.
En definitiva, todos estas iniciativas, junto con otros elementos “palanca” de esta comunicación, pretenden dar una visibilidad sin precedentes a nivel general de la farmacia de hospital, de la SEFH y de su congreso, potenciando a su vez, el resto de líneas estratégicas.
3.- Programa científico
Enfocado en función del día al Sistema Nacional de Salud y a otros profesionales, a los propios farmacéuticos de hospital, y a los pacientes, auténticos destinatarios de nuestra actividad profesional, busca y encuentra las sinergias con el resto de líneas estratégicas a través de sus temáticas, de sus ponentes de primer nivel, de la colaboración de los Grupos de Trabajo de la SEFH, y de la creación de la nueva Matriz de Actos Científicos, Talleres Competenciales y Tecnológicos que se desarrollará el miércoles y el jueves tarde.
Es precisamente esta matriz una de las grandes novedades del congreso, donde se organizan de forma colaborativa entre el Comité Científico y los patrocinadores, e incluidas en el programa científico, entre seis y nueve actos científicos en paralelo cada tarde, con temáticas diversas, con posibilidad de repetición intra e inter tarde, que aumentan de forma muy considerable la oferta científica del congreso, la posibilidad de disponer de ponentes y expertos de reconocido prestigio, y de aumentar los ingresos por patrocinios de actos científicos, pero de forma sinérgica con la experiencia de congreso y el interés del Comité Científico. Esta matriz dispondrá de un sistema informático de reserva de plazas, gratuito con la inscripción del congreso, al tener todos los actos un aforo limitado.
4.- Experiencia de congreso
Haga esta prueba, piense ahora en un congreso determinado, piense cuanto tiempo ha pasado y piense que recuerda de él, pero sobre todo, observe qué sentimientos le trae ese recuerdo. ¿Una sonrisa, acaso indiferencia?, ¿es capaz de recordar detalles concretos o simplemente sabe que estuvo allí sin más? No se preocupe si no recuerda nada, es lo más frecuente, sobre todo cuanto más tiempo ha transcurrido desde el mismo. También es muy probable que solo recuerde cosas muy puntuales, un homenaje, una música, una imagen, una comida, una vivencia.
Es sabido que los recuerdos se afianzan cuando van asociados a una emoción, y si un congreso no consigue emocionar, difícilmente logrará ser recordado.
Para nosotros, un congreso científico es un crisol de historias personales, una amalgama de percepciones y sentimientos, y por muchas métricas que se quieran usar, el éxito o el fracaso de un congreso no viene determinado por las mismas, sino por el poso y el regusto que sea capaz de dejar en el conjunto de sus congresistas, medido además en dos tiempos diferentes, justo al día siguiente de acabar el congreso, y al cabo de meses o años.
En definitiva el éxito o fracaso de un congreso viene medido por la “experiencia de congreso” de todos los que en él participan, por lo que cuidar de esta “experiencia de congreso” no solo es importante, es la línea estratégica fundamental a tener en cuenta en el desarrollo y puesta en marcha de un congreso, y así lo concebimos en el 60 Congreso SEFH.
Esta “experiencia de congreso” es de naturaleza holística, es decir, viene determinada por el conjunto completo de factores tanto científicos como organizativos asociados al congreso, que interaccionan con el congresista, ya sea forma previa, durante o con posterioridad a la finalización del mismo. Influyen las expectativas que se generan, influye la información disponible, influye el trato recibido, influyen los detalles, influyen las emociones sentidas, y por supuesto influyen los contenidos científicos recibidos, pero más importante aún, influye cómo se reciben esos contenidos científicos.
Así, para el 60 Congreso SEFH, la “experiencia de congreso” es un tamiz por el que se hace pasar cualquier decisión. Si aporta comodidad o valor de cualquier forma que mejore la “experiencia de congreso”, adelante; que no, que la dificulta o disminuye, directamente se desestima la opción o idea de la que se trate.
Temperatura adecuada, disponibilidad de agua y café permanente, música ambiental, cartelería adecuada para localizar salas y eventos, zona de visionado de ponencias del congreso que ya han tenido lugar, área de descanso, cargadores de móviles, wifi vitaminado en todo el Palacio de Congresos, espacio para moverse con facilidad, flujos de trabajo y personas revisados para evitar colas, hoteles agrupados en dos únicas zonas para disminuir rutas de autobuses, actos sociales dentro de Valencia capital y con acceso sencillo a transporte público, son solo algunos de los elementos puramente estructurales tenidos en cuenta. Un incremento considerable en la oferta científica, incorporando elementos de participación y competición entre la oferta disponible, son los elementos principales considerados desde la vertiente científica. Y hacer de la emoción, el reconocimiento y el orgullo profesional un hilo conductor en la ejecución de todo el congreso, es el catalizador de la sinergia, el inicio a partir de donde surge la magia, de donde surge el alma del 60 Congreso SEFH.
Hay muchas sorpresas y detalles omitidos. Si buscamos emocionar no puede ser de otra manera. Y como lo que buscamos es emocionar, nunca será lo mismo que te lo cuenten a que lo vivas en primera persona.
Ven a Valencia, ven al 60 Congreso de la Sociedad Española de Farmacia Hospitalaria e impregna con tu alma el “Alma del Congreso”. del Congreso”.
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Descargue aquí el archivo PDF: Editorial VOL 25-3-2015
Artículo dentro del número: VOL. 25 – Nº3 – 2015
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