Jiménez-Guerrero L1, Monzón-Moreno A2, Pérez-Moreno MA2, Bautista-Paloma FJ2, Prado-Mel E2
1 Algoritmos, Procesos y Diseños S.A. (APD). Madrid (España)
2 Servicio de Farmacia. Hospital Universitario Virgen del Rocío. Sevilla (España)
Fecha de recepción: 17/05/2018 – Fecha de aceptación: 18/07/2018
Correspondencia: Elena Prado Mel w Hospital Universitario Virgen del Rocío w Avda. Manuel Siurot, s/n w 41013 Sevilla (España)
elenapradomel@gmail.com
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Resumen
Objetivo: Evaluación de la eficiencia de dos armarios automáticos de dispensación en una planta de Neurología.
Material y métodos: Se realizó un estudio retrospectivo, en el que se comparó el consumo (unidades) y el gasto (euros) de medicamentos durante seis meses, en una planta de hospitalización de Neurología, antes y después de la instalación de dos armarios automáticos de dispensación (ATHOS Dosys. Algoritmos, Procesos y Diseños S.A. (APD), Madrid, España). En 2016, el abastecimiento de medicamentos a la planta era a través del sistema de distribución de medicamentos por reposición de stock y en 2017 se implementó la distribución a través de los armarios automáticos de dispensación ligados a la prescripción electrónica.
Conclusión: Los armarios automáticos de dispensación constituyen una nueva tecnología que permiten un mayor control de los procesos logísticos relacionados con el medicamento, disminuyendo de forma considerable el consumo de medicamentos. En este estudio se evalúa la eficiencia de dos armarios automáticos de dispensación en una Unidad de Neurología durante 6 meses en los periodos pre y post-instalación de los armarios. La diferencia en el consumo global de medicamentos en unidades entre ambos periodos fue de 13.644 unidades (un 25,37% de reducción), se analizó también el consumo por subgrupos (administración oral, OTC y ambas condiciones) y la diferencia en el gasto en medicamentos en euros entre ambos periodos fue de 4.211,75 euros (un 28,43% de reducción). Estos datos son similares a los de otras publicaciones.
Palabras clave: Eficiencia, hospitalización, sistemas automatizados, dispensación de medicamentos.
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introducción
En los servicios de farmacia hospitalarios se tiende cada vez más a la automatización de los procesos1-4. Los armarios automáticos de dispensación (AAD) son sistemas que contribuyen a mecanizar la dispensación de los medicamentos a los pacientes hospitalizados. Los AAD almacenan y dispensan la medicación en la planta. Están controlados electrónicamente y están integrados en la red del hospital. Para dispensar un medicamento, el AAD necesita una prescripción médica5,6. Esto requiere de una interfaz con el sistema de prescripción electrónica que envía la prescripción médica al AAD, es decir, el programa de prescripción electrónica tiene conexión directa con el armario dispensador. Es por ello que el personal de enfermería, al acceder al armario a través del sistema informático, puede seleccionar los pacientes a su cargo y disponer de toda la información de los medicamentos prescritos. De esta manera sólo seleccionando el medicamento que queremos administrar podemos obtener la medicación. Pueden existir situaciones excepcionales en las que por diversos motivos, como puede ser una situación de urgencia, el paciente precise alguna medicación que no esté prescrita, en este caso, existe la opción de “dispensar sin orden” quedando asociada dicha dispensación al paciente en cuestión. Los AAD han permitido, por un lado, mejorar la logística de distribución de los medicamentos al disminuir el tiempo utilizado por los profesionales de la salud7,8 y, por otro lado, a mejorar la eficacia y seguridad de esta tarea al disminuir los errores de medicación inherentes al proceso de distribución de los medicamentos. Asimismo, esta tecnología facilita tanto la gestión de la información relacionada con la prescripción de los medicamentos para los enfermos como la optimización de los costes directos e indirectos asociados9-12.
Para retirar los medicamentos a través de los AAD, los usuarios autorizados pueden acceder con sus credenciales personales o su huella dactilar quedando registrada toda la información del proceso, datos del paciente, nombre del usuario que retira la medicación, cantidad retirada, fecha y hora, garantizando en todo momento la trazabilidad del proceso, que posteriormente podría ser explotada con fines clínicos, contables, de reabastecimiento y de facturación13. Los AAD suelen ubicarse en el Control de Enfermería de la planta, garantizando un acceso más directo del personal de enfermería a los medicamentos y disminuyendo de esta manera los tiempos de preparación de la medicación por turnos, y por consiguiente, facilitando la tarea de las enfermeras, lo que genera un mejor ambiente de desarrollo de la actividad diaria14. La diferencia fundamental entre este sistema automático de dispensación, y el sistema tradicional de stock en planta, es que la medicación es imputada a cada paciente según su prescripción, por lo que se tiene información real. En este contexto es donde los AAD están demostrando ser beneficiosos como herramientas de gestión clínica15. El potencial de crecimiento en la instalación de AAD en los hospitales españoles es de gran magnitud. Sus beneficios incluyen un mejor acceso a los medicamentos por parte de enfermería, una facturación de medicamentos más eficiente y administración de inventarios, mayor seguridad de los medicamentos y posibles reducciones en los errores de medicación. El objetivo de este estudio ha sido evaluar la eficiencia de dos AAD en una Unidad de Neurología tras la implantación de los AAD como principal herramienta para la gestión de la medicación de los pacientes ingresados.
MATERIAL Y MÉTODOS
Estudio retrospectivo, pre y post-intervención, tras la implantación de dos AAD (ATHOS-Dosys. Algoritmos, Procesos y Diseños S.A. (APD), Madrid, España) en una Unidad de Hospitalización de Neurología en un hospital español de tercer nivel que atiende una población de 1.624.000 habitantes. El periodo de estudio analizado abarcó entre junio de 2016 y diciembre de 2017. En el periodo pre-instalación la distribución de medicamentos en la planta se realizó con el sistema tradicional de stock en planta y en el periodo post-instalación, la distribución de medicamentos se realizó con AAD. Los AAD estaban conectados al programa de prescripción electrónica del hospital (Prisma, ATHOS. Algoritmos, Procesos y Diseños S.A. (APD), Madrid, España).
Las variables de estudio en cada periodo fueron:
1. Consumo global de medicamentos en unidades en el periodo pre y post-instalación y la diferencia del consumo entre ambos periodos. Sólo se tuvieron en cuenta aquellos medicamentos que fueron consumidos tanto en el periodo pre-instalación como en el periodo post. La unidad de medida de esta variable fueron las unidades consumidas.
2. Consumo por subgrupos de medicamentos, sólo se tuvieron en cuenta aquellos medicamentos que fueron consumidos tanto en el periodo pre-instalación como en el post-instalación. La unidad de medida de estas variables fue el número de unidades consumidas.
2.1. Subgrupo de medicamentos de administración oral.
2.2. Subgrupo de medicamentos de OTC (según el Catálogo de medicamentos de venta libre, planes medicare advantage, Easy Choice Health Plan, a Wellcare Company).
2.3. Subgrupo de medicamentos de administración oral y OTC.
3. Gasto global en medicamentos en los periodos pre y post-instalación y la diferencia del gasto entre ambos periodos. Sólo se tuvieron en cuenta aquellos medicamentos que fueron consumidos tanto en el periodo pre-instalación como en el post-instalación. La unidad de medida de esta variable fueron euros.
Todos los cálculos se ponderaron por número de estancias hospitalarias.
En la planta de Neurología en el periodo pre-instalación, los datos del consumo de medicamentos y el gasto de medicamentos se obtuvieron del programa de gestión de medicamentos (ATHOS STOCK) del Servicio de Farmacia, y en el periodo post-instalación se obtuvieron del sistema informático de los AAD ATHOS-Dosys. Se realizó una búsqueda bibliográfica en PUBMED de estudios publicados en los 10 últimos años con las palabras claves “eficiencia”, “dispensación de medicamentos”, “sistemas automatizados” y de literatura gris en google schoolar, utilizando las mismas palabras claves y de la página web de la Sociedad Española de Farmacia Hospitalaria. En cuanto al análisis estadístico se realizó un análisis comparativo descriptivo. Para el análisis del consumo de medicamentos global como por subgrupos, y para el gasto en medicamentos se incluyeron los medicamentos comunes en ambos periodos.
RESULTADOS
Se incluyeron en el estudio un total de 139 medicamentos, los cuales habían sido consumidos en ambos periodos, pre y post-instalación de los AAD. El 64,7% de los medicamentos eran de administración oral, el 17,3% eran medicamentos de OTC y el 13,7% cumplían las dos condiciones (oral y OTC).
Del análisis de las variables de estudio, se observó que:
1. Consumo global de medicamentos: El consumo global de medicamentos en el periodo pre-instalación fue de 53.773 unidades y en el periodo post-instalación fue de 40.129 unidades. La diferencia en el consumo global de medicamentos entre ambos periodos fue de 13.644 unidades (un 25,37% de reducción).
2. Consumo por subgrupos de medicamentos:
2.1. Subgrupo de medicamentos de administración oral: El consumo de medicamentos de administración oral en el periodo pre-instalación fue de 50.419 unidades y en el periodo post-instalación fue de 31.587 unidades. La diferencia entre ambos periodos fue de 18.832 unidades (un 37,4% de reducción). En la tabla 1 se muestran los medicamentos de administración oral consumidos en ambos periodos.
2.2. Subgrupo de medicamentos de OTC (según el catálogo de medicamentos de venta libre, planes medicare advantage, Easy Choice Health Plan, a Wellcare Company): El consumo de medicamentos OTC en el periodo pre-instalación fue de 27.896 unidades y en el periodo post-instalación fue de 16.724 unidades. La diferencia en el consumo entre ambos periodos fue de 11.172 unidades (un 40,1% de reducción). En la tabla 2 se muestran los medicamentos de OTC.
2.3. Subgrupo de medicamentos que fueran orales y de OTC: El consumo de medicamentos orales y OTC en el periodo pre-instalación fue de 27.244 unidades y en el periodo post-instalación fue de 16.359 unidades. La diferencia entre ambos periodos fue de 10.885 unidades (un 39,9% de reducción). En la tabla 3 se muestran los medicamentos que cumplen las 2 condiciones.
3. Gasto global en medicamentos y diferencia del gasto entre ambos periodos: El gasto global en medicamentos en el periodo pre-instalación fue de 14.812,57 euros y en el periodo post-instalación fue de 10.600,81 euros. La diferencia entre ambos periodos fue de 4.211,75 euros (un 28,43% de reducción). El 43,17% de los medicamentos analizados presentan una reducción del consumo superior al 50% durante el periodo post-instalación.
DISCUSIÓN
En este estudio hemos intentado analizar la eficiencia de dos AAD en una Unidad de Hospitalización de Neurología, comparando parámetros de consumo y gasto, antes y después de la implantación de estos dispositivos. Nuestro estudio se centra en el impacto económico, siendo este el objetivo principal11. Podemos encontrar en la bibliografía, estudios que demuestran que la implantación de sistemas automatizados disminuye el gasto en medicamentos en las unidades clínicas con respecto al sistema tradicional de distribución. Es el caso de Poveda et al.12, los cuales evaluaron el impacto económico tras el cambio del sistema tradicional de reposición por botiquín a la implantación de AAD en 2 unidades, Cuidados Intensivos y Urgencias, en un hospital de tercer nivel. Ellos demostraron una disminución en el gasto en medicamentos en torno al 35% de media con respecto al sistema tradicional de dispensación, en un periodo de 5 años, correspondiendo al periodo de amortización de los sistemas automáticos de dispensación. Lo mismo demostraron Pérez-Ruixo et al.11, en un hospital de similares características (tercer nivel) y en el Servicio de Urgencias, sin embargo en este caso el periodo de estudio fue de 3 meses y la reducción del gasto tras las implantación de los AAD fue sólo del 13,64%. Alvarez-Rubio et al.16 también evaluaron el efecto de un sistema automatizado de dispensación en el Servicio de Urgencias de un hospital terciario, reportando una disminución del gasto en medicamentos del 12%, en un periodo de estudio de un año. Zafra-Fernández et al.13, también obtuvieron datos de disminución del gasto en medicamentos, consiguiendo una disminución del 24%. Jorgenson et al.17 presentaron una reducción del gasto de medicamentos en clínicas ambulatorias, tras la implantación de los AAD del 15,7%. Nosotros hemos obtenido cifras de reducción del gasto en medicamentos de un 28,43% y un 25,37% del consumo en unidades de medicamentos. Tsao et al.18, realizaron una revisión bibliográfica, demostrando que la implantación de los AAD disminuye errores de medicación, almacenamiento y por tanto mejora la eficiencia del sistema de distribución y almacenamiento de los medicamentos. Otros trabajos han logrado medir el grado de aceptación del cambio de sistema de distribución de medicamentos a AAD por parte de enfermería13, consiguiendo demostrar una buena aceptación por parte de los usuarios.
Entre las limitaciones de nuestro estudio: este estudio se ha realizado solo en una unidad del hospital, que asiste a un número pequeño de pacientes hospitalizados, por lo que para generalizar los resultados, el estudio debería haber involucrado más plantas del hospital. Su naturaleza unicéntrica limita su validez externa. Otros estudios multicéntricos o estudios de un solo centro son necesarios para verificar la reproducibilidad de nuestros resultados. Otra limitación del estudio es que las mediciones se hicieron sin cegamiento del investigador, lo cual tiene potencial de sesgo. Otra limitación es que a pesar de que los pacientes fueron asignados a la planta de Neurología, no se ha evaluado el tipo de paciente, la edad o patología, pudiendo existir un sesgo en los grupos al comparar los consumos. Otra limitación de nuestro estudio es que se ha realizado en los 6 meses post-instalación de los AAD. Es posible, que estudios realizados durante periodos de tiempo más largos, y durante un mayor espacio de tiempo transcurrido tras el periodo post-instalación de los AAD puedan reportar resultados más robustos. Sería interesante cuantificar el tiempo empleado por el personal técnico de farmacia para abastecer a este nuevo sistema de reposición de medicamentos con respecto a la reposición tradicional de botiquín de planta. Y al mismo tiempo valorar los tiempos de dedicación a mantener botiquines y preparación de la medicación, por parte del personal de enfermería, comparando el sistema tradicional con respecto a la implantación de botiquines.
CONCLUSIÓN
Los armarios automáticos de dispensación constituyen una nueva tecnología que permiten un mayor control de los procesos logísticos relacionados con el medicamento, disminuyendo de forma considerable el consumo de medicamentos. En este estudio se evalúa la eficiencia de dos armarios automáticos de dispensación en una Unidad de Neurología durante 6 meses en los periodos pre y post-instalación de los armarios. La diferencia en el consumo global de medicamentos en unidades entre ambos periodos fue de 13.644 unidades (un 25,37% de reducción), se analizó también el consumo por subgrupos (administración oral, OTC y ambas condiciones) y la diferencia en el gasto en medicamentos en euros entre ambos periodos fue de 4.211,75 euros (un 28,43% de reducción). Estos datos son similares a los de otras publicaciones.
Conflicto de intereses: Los autores declaran no tener conflicto de intereses.
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